Transactionele e-mail: waarom de mails van je website in spam belanden

Een klant vult je contactformulier in en hoort nooit iets terug. Niet omdat je niet wilde antwoorden, maar omdat de melding nooit in je inbox is aangekomen. Of een klant bestelt in je webshop en vindt de bevestiging pas een week later terug, in de spammap. Het zijn twee van de mailproblemen die we het vaakst zien bij kmo's, en ze hebben meestal dezelfde oorzaak: de manier waarop je website mail verstuurt. In dit artikel leg ik uit wat transactionele e-mail is, waarom het zo vaak misloopt en hoe je het goed regelt.

---

Wat is transactionele e-mail?

Transactionele e-mail is mail die je website of applicatie automatisch verstuurt, als reactie op iets wat een gebruiker doet. Denk aan:

• Een melding dat iemand je contactformulier heeft ingevuld
• Een orderbevestiging, verzendmelding of factuur uit je webshop
• Een bevestiging van een registratie of inschrijving
• Een link om je wachtwoord opnieuw in te stellen
• Een inlogcode of een herinnering aan een afspraak

Het verschil met een nieuwsbrief is belangrijk. Een nieuwsbrief stuur je naar een hele lijst tegelijk, op een moment dat jij kiest. Een transactionele mail gaat naar één persoon, op het moment dat die persoon er zelf om vroeg. Daarom verwacht de ontvanger hem ook, en moet hij er meteen zijn.

---

Waarom het zo vaak misloopt

Een website kan op verschillende manieren mail versturen. De manieren die we het vaakst tegenkomen, zijn ook de manieren die het vaakst problemen geven.

1. Rechtstreeks vanaf de webserver

Veel websites, zeker WordPress-sites, versturen mail standaard via de ingebouwde mailfunctie van de server. Dat werkt technisch, maar die mail mist bijna altijd de controles waarmee Gmail en Microsoft nagaan of een mail echt van jouw domein komt. Daarnaast deel je de server vaak met andere websites. Verstuurt één daarvan spam, dan lijdt de reputatie van de hele server eronder, en dus ook die van jouw mails.

2. Via je gewone mailbox

Een tweede veelgebruikte oplossing: je website logt via SMTP in op je eigen mailbox, bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.be, en verstuurt zo de mails. Dat lijkt handig, maar het brengt een paar risico's mee:

• Het wachtwoord van je mailbox staat in je website. Raakt je website gehackt, dan heeft de aanvaller ook toegang tot je mailbox.
• Je mailbox heeft verzendlimieten. Een drukke dag in je webshop, of een spambot die je formulier bestookt, en je kan plots zelf geen mail meer versturen.
• Wijzig je het wachtwoord, dan stopt je website met mailen. En dat merk je meestal pas als een klant belt.

3. Het contactformulier dat zich voordoet als de bezoeker

Een klassieke fout bij contactformulieren: de mail wordt verstuurd met het adres van de bezoeker als afzender, zodat je makkelijk op "antwoorden" kan klikken. Alleen verstuurt je website dan een mail namens bijvoorbeeld een Gmail-adres, vanaf een server die daar niets mee te maken heeft. Voor Gmail en Microsoft is dat precies hoe phishing eruitziet, dus de mail wordt geweigerd.

---

Wat een transactionele maildienst anders doet

Een dienst voor transactionele e-mail is een mailserver die alleen bedoeld is om mails van websites en applicaties te versturen. Je website maakt er verbinding mee via SMTP, net zoals een mailprogramma dat doet, maar met eigen gegevens die los staan van je mailbox.

Je mailbox is voor gesprekken tussen mensen. Een transactionele maildienst is voor de mails die je website automatisch verstuurt. Door ze te scheiden werken ze allebei beter.

---

Een korte checklist voor je website

Twijfel je of je website goed mailt? Loop deze punten even na:

1. Vul zelf je contactformulier in. Komt de melding binnen een minuut aan, en niet in spam?
2. Staat er een adres van je eigen domein als afzender, en niet het adres van de bezoeker?
3. Staat het adres van de bezoeker in het veld "antwoorden aan"?
4. Gebruikt je website eigen SMTP-gegevens, en niet het wachtwoord van je gewone mailbox?
5. Zijn SPF, DKIM en DMARC ingesteld voor het domein waarmee je website mailt?

Kan je niet op alle vijf "ja" antwoorden, dan is de kans groot dat er vroeg of laat mails verloren gaan.

---

Zo regel je het met Inboxx Send

Met Inboxx Send bieden we transactionele e-mail via SMTP aan, in twee varianten:

• Send Lite (€ 2 per website per maand) is er voor contactformulieren en andere meldingen die bij jezelf toekomen. De mail vertrekt vanaf een gedeeld afzenderadres van GeNx, met de bezoeker als antwoordadres. Je hoeft niets aan je DNS te veranderen. Tot 1.000 mails per maand, ruim genoeg voor elk contactformulier.
• Inboxx Send (vanaf € 9 per maand voor 5.000 mails) is er voor mails naar je klanten: bestellingen, facturen, registraties en wachtwoordresets. Die vertrekken vanaf je eigen domein, en wij stellen SPF, DKIM en DMARC voor je in.

Het werkt met WordPress (via een SMTP-plugin), Laravel, Kirby, de meeste webshops en elke applicatie die via SMTP kan mailen. Een API is in voorbereiding.

---

Veelgestelde vragen

---